Verpflegungspauschalen 2026 ausrechnen, ohne Tabelle und Taschenrechner

Montag früh los, Mittwochabend zurück, zwei Nächte im Hotel, Frühstück inklusive, und die Firma zahlt die Rechnung. Wie viel Verpflegungsmehraufwand darfst du dafür ansetzen? Die Antwort ist eine kleine Rechnung. Sie hat aber genug Regeln, dass sie in einer Tabellenkalkulation gern schiefgeht. Ein falscher Satz in einer Zelle reicht, oder ein vergessenes Frühstück.

Hier steht, wie die Pauschalen 2026 aufgebaut sind und wie Spesenwerk, unsere Mac-App für Reisekostenabrechnungen nach deutschem Steuerrecht, sie Tag für Tag ausrechnet. Vorweg das Wichtigste. Die App ersetzt keine Steuerberatung. Prüf Pauschalen und Kontenzuordnungen, bevor du abrechnest.

Zwei Beträge für Reisen im Inland

Für Dienstreisen in Deutschland gibt es 2026 zwei Verpflegungspauschalen. 28 € gelten für einen Kalendertag, an dem du 24 Stunden unterwegs bist. 14 € gelten für den An- und den Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung. Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung entscheidet die Dauer deiner Abwesenheit, ob die 14 € überhaupt anfallen.

Für das Beispiel oben heißt das 14 € für Montag, 28 € für Dienstag und 14 € für Mittwoch, zusammen 56 €. Das gilt allerdings nur, solange dir niemand Mahlzeiten stellt. Dazu gleich mehr.

Neben der Verpflegung kennt die App die Übernachtungspauschale von 20 € und die Kilometerpauschale von 0,30 € oder 0,20 € je Kilometer, je nach Fahrzeugart. Für die Übernachtung wählst du zwischen Pauschale, Einzelbeleg und einer Kombination aus beidem. Für die Kombination zeigt dir die App einen Vergleich.

Abwesenheit, An- und Abreisetag, Mitternachtsregel

Welcher Betrag für einen Tag gilt, hängt an der Abwesenheit. Spesenwerk berechnet sie automatisch aus den Zeiten, die du für Abfahrt und Rückkehr einträgst. An- und Abreisetag führt die App in den Tagesangaben gesondert. Die berechnete Abwesenheit kannst du überschreiben, wenn ein Tag anders gelaufen ist, als die Zeiten vermuten lassen.

Ein Sonderfall sind Reisen, die über Mitternacht gehen, ohne dass du irgendwo übernachtest. Denk an eine späte Fahrt zum Kunden mit Rückkehr in der Nacht. Hier wendet die App die Mitternachtsregel an, statt zwei angebrochene Kalendertage einzeln zu bewerten.

Für Tage, an denen keine Pauschale fließen soll, gibt es pro Tag die Option "VP/ÜP nicht gewähren". Wer als Berufskraftfahrer unterwegs ist, findet die passende Pauschale ebenfalls in der App.

Gestellte Mahlzeiten und die Kürzung

Zurück zum Hotelfrühstück. Stellt dir der Arbeitgeber eine Mahlzeit, wird die Verpflegungspauschale gekürzt. Ein Frühstück kostet dich 20 % der 24-Stunden-Pauschale, ein Mittag- oder Abendessen 40 %. Im Inland sind das 5,60 € für ein Frühstück und 11,20 € für ein Mittag- oder Abendessen.

An genau dieser Stelle rechnen selbstgebaute Tabellen gern falsch. Die Kürzung bemisst sich immer an der 24-Stunden-Pauschale, also auch am Abreisetag, an dem du selbst nur 14 € bekommst. Im Beispiel mit zwei Hotelfrühstücken sieht die Rechnung so aus:

• Montag, Anreisetag: 14,00 €
• Dienstag: 28,00 € abzüglich 5,60 €, also 22,40 €
• Mittwoch, Abreisetag: 14,00 € abzüglich 5,60 €, also 8,40 €

Zusammen sind das 44,80 € statt 56 €. Wer am Mittwoch fälschlich 20 % von 14 € abzieht, landet bei 11,20 € für den Tag und rechnet sich 2,80 € zu viel an.

In der App setzt du dafür pro Tag einen Haken bei F, M oder A. Spesenwerk nimmt den Satz des Tages und rechnet die Kürzung aus. Steht das Frühstück auf der Hotelrechnung, erfasst du es beim Beleg im Sonderfeld für Hotelverpflegung.

Je nach Fall rechnet die App statt mit der Kürzung mit dem amtlichen Sachbezugswert. 2026 sind das 2,37 € für ein Frühstück und 4,57 € für ein Mittag- oder Abendessen. Auf Wunsch verrechnet die App den Sachbezug mit der Auszahlung. Welcher Weg bei dir greift, gehört zu den Fragen, die du im Zweifel mit deiner Steuerberatung klärst.

Auslandsreisen mit 214 Sätzen

Im Ausland gelten eigene Beträge für jedes Land. Spesenwerk bringt alle 214 Auslandssätze für 2026 mit, so wie sie im BMF-Schreiben vom 5.12.2025 stehen. Fehlt ein Land in der Liste, nimmt die App die Sätze für Luxemburg.

Führt eine Reise durch mehrere Länder, legst du je Tag fest, welches Land für die Verpflegung und welches für die Übernachtung zählt. Die Kürzung für gestellte Mahlzeiten folgt derselben Logik wie im Inland, nur mit der 24-Stunden-Pauschale des jeweiligen Landes. Ein Hotelfrühstück in einem Land mit hohem Satz kürzt also mehr als eins in Deutschland.

Belege in Fremdwährung rechnet die App mit dem EZB-Tageskurs in Euro um. Das spart den Blick in die Kurstabelle für jeden Taxibeleg.

Die Pauschalentabellen liegen je Jahr vor und lassen sich bearbeiten. Das hilft, wenn sich ein Satz ändert und du nicht auf ein Update warten willst. Es heißt aber auch, dass du selbst geänderte Pauschalen eigenverantwortlich aktuell halten musst.

Vom Tagessatz zur Buchhaltung

Am Ende einer Reise steht der Reisebericht mit Reisekosten, Belegliste und Buchungsliste. Du bekommst ihn als mehrseitiges PDF in A4, zum Drucken oder als CSV. Für die Buchhaltung exportiert die App einen DATEV-Buchungsstapel im Format EXTF 700. Die Konten folgen SKR 03 oder SKR 04, getrennt für Angestellte und Unternehmer, und lassen sich je Firma anpassen.

Deine Daten bleiben auf dem Mac, im Ordner Application Support deiner Library. Die App speichert automatisch, legt täglich eine Sicherung an und behält davon 30 Stück.

Die eigentliche Rechnung steckt in einem eigenen Modul, das ohne Oberfläche auskommt und mit Tests abgesichert ist. Das schützt vor Rechenfehlern im Code. Es sagt nichts darüber, ob die Regeln auf deinen Einzelfall passen. Dafür bleibt die Steuerberatung zuständig, und die App ersetzt sie nicht.

Lade die Demo von Spesenwerk von der Produktseite und trag deine letzte Dienstreise mit Abfahrt, Rückkehr und gestellten Mahlzeiten ein. Leg das Ergebnis neben die Abrechnung, die du damals gemacht hast. Weicht der Betrag ab, schau zuerst auf die Mahlzeitenkürzung am An- und Abreisetag.